Je collega schrijft een groep klanten aan. Vervolgens wordt je callcenter overspoeld met vragen. Niet alleen vervelend voor je klanten dat zij je boodschap niet begrijpen. Ook in meerdere opzichten vervelend voor jouw organisatie. Juist daarom volg je trainingen in helder en klantbewust schrijven.
Maar hoe zorg je dat de schrijfafspraken ook na de training levendig blijven? Dat je medewerkers ze toepassen en groeien in het schrijven? Hoe wakker je hun enthousiasme aan en zorg je voor trots op de resultaten? 5 tips voor een goede aanpak.
Tip 1: Iedereen aan boord
Je klanten verwachten altijd een goede service en een snel en duidelijk antwoord. Maar medewerkers komen en gaan. Hoe zorg je dan dat mensen uit alle bedrijfsonderdelen de nieuwe schrijfafspraken kennen en toepassen? Want communicatie is niet alleen van de communicatieafdeling. Maak het onderdeel van ieders werk! Of je nu werkt op de postkamer of bij de directie. Zorg voor draagvlak en help medewerkers, teamleiders en andere leidinggevenden. Dat vraagt misschien om een flinke inspanning, maar het loont.
Tip 2: Communiceer intern
In je strategie heb je de nieuwe schrijfafspraken opgenomen. Maar hoe introduceer je deze in de hele organisatie? En met welk verhaal neem je alle medewerkers mee? Kies ervoor om met effectieve communicatie deze verandering door te voeren. Een goed verhaal helpt bij het creëren van draagvlak en vormt de basis waarop iedereen kan terugvallen. Met goede voorbeelden erbij landt een boodschap beter. Blijf in gesprek en medewerkers en leidinggevenden inspireren en stimuleren. En breng het thema steeds onder de aandacht met acties, klantverhalen, tips op intranet en narrowcasting, delen van successen, bijeenkomsten, vindbaarheid en dergelijke.
Tip 3: Implementeer je schrijfafspraken
Net als je huisstijl is ook de schrijfwijze bepalend voor het beeld dat anderen van jouw organisatie hebben. Schrijfafspraken zorgen dat alle communicatie-uitingen dezelfde uitstraling en kwaliteit hebben. Door deze afspraken actief te beheren (benoem een eigenaar) en te onderhouden voorkom je dat ze vervagen. En stel een procedure in. Dat klinkt misschien saai, maar zorgt wel voor een glad verlopende bedrijfsvoering. Zo voorkom je vervelende situaties en het geeft houvast aan medewerkers bij het voorbereiden van een bericht.
Tip 4: Investeer in een schrijfcoach
Nieuwe vaardigheden moeten groeien. Daarom vinden mensen het vaak lastig om iets dat ze net hebben geleerd, meteen in de praktijk toe te passen. Of een collega om feedback te vragen. De ervaring leert helaas dat als mensen niet regelmatig feedback krijgen op hun teksten en ermee worstelen, ze snel vervallen in het oude. Dan wordt het lastig om je communicatie te verbeteren. Een schrijfcoach leert jou en/of collega’s stap voor stap beter schrijven. Met feedback op teksten zo lang als nodig is. Zie het als een training-on-the-job! Zo voorkom je dat je kennis en vaardigheden regelmatig moeten opfrissen met trainingen.
Tip 5: Deel je successen!
Wanneer je inspanningen effect hebben en positieve reacties van klanten worden ontvangen op het duidelijke taalgebruik van jouw organisatie, deel je dat natuurlijk graag met iedereen binnen je organisatie. Zet betreffende collega’s in het zonnetje. Een positief klantverhaal stimuleert om duidelijk te blijven communiceren. Gebruik de interne kanalen zoals een intranet, nieuwbrief en narrowcasting om successen te delen.
INvoorcommunicatie is mijn adviesbureau. Ik maak je enthousiast voor content waar jij succes mee hebt. Ook als je schrijven niet jouw ding is. Ik ben ervaren met geïntegreerde communicatie, als redacteur, schrijfcoach en communicatieadviseur. Bekijk de mogelijkheden voor schrijftraining en -coaching, communicatieadvies, interne communicatie en implementatie van Klantbewust Schrijven
